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Menü für die Bedienung der Datenbank

Als erfahrener Computernutzer ist man sehr irritiert, wenn man eine Datenbank mit ihrer Vielfalt von Tabellen, Abfragen, Formularen und was der Grauslichkeiten mehr sind, über so etwas wie das Datenbankfenster verwalten soll.
Muß aber nicht sein. Wir bauen jetzt ein Menü. Das Menü ist, technisch beschrieben, ein Formular.
Diesmal ohne jede Assistenz.
Also " Erstellt ein Formular in der Formularansicht", " Öffnen". Wir machen "Tabula rasa" (lateinisch = unbeschriebenes Blatt, reiner Tisch). Den gucken wir uns an:

Man erkennt neben dem unbeschriebenen Fenster die Toolbox, die wir gleich brauchen.
Wie es nun weitergeht, soll am Beispiel nur eines Eintrages im entstehenden Menüfenster gezeigt werden. Den Rest schaffen Sie allein.

Zunächst wird in das Menü mit der Maus ein Button (Symbol: Rechteck) eingefügt. Wenn, wie ratsam, der Zauberstab oben rechts in der Toolbox zuvor gedrückt war, dann erscheint das folgende Assistentenfenster. Hier sind schon die notwendigen Auswahlen vorgenommen.

Was wollen wir genau? Wenn der Button gedrückt wird, soll ein Formular geöffnet werden, nämlich das mit den Geräteeingaben. Deshalb " Formularoperation" und " Formular öffnen". Welches, wird man uns schon noch fragen.
" Weiter".

Eine Frage jagt bei Access die selbe. Antworten ist nicht immer leicht. Antworten Sie, wie Sie denken.

Wir landen hier und wundern uns über die bescheuerte Trennung im Beispielfenster. Und das beim ach so schlauen MS-Office. Aber es hat nichts zu sagen. Der Button bekommt erst später seine passende Größe.

Klar, der Button soll nicht das voreingestellte Symbol tragen; geht nicht, weil ja noch mehr Buttons eingefügt werden sollen, die irgendwelche Formulare öffnen sollen. Deshalb ein verständlicher Text.
Die nächste Frage betrifft den internen Namen des Steuerelements (der Befehlsschaltfläche). Lassen wir, wie vorgeschlagen. Fertig.

Komplettierung

Da wir bisher schon mehrere (drei) Formulare haben, auf die man irgendwie zugreifen können muß (klingt wie Schröder), wiederholt sich der geschilderte Vorgang. Jedem Formular seinen Button. Steht so in der Deklaration der allgemeinen Formularrechte.

Endgültige Gestaltung des Menüs

Die Formatierung des Formulars wird im Eigenschaftenfenster eingestellt; etwas entzerrt, sieht es wie folgt aus. Man erkennt viele Einstellungen, die man so oder so verändern kann. Probieren geht über Studieren, wie der gar nicht so dumme Volksmund sagt.
So könnte es aussehen:

Wenn wir den Aufruf dreier Formulare geschafft haben, bleibt noch eine Kleinigkeit. Die Datenbank muß beendbar sein. Deshalb nun ein letzter Button, diesmal mit dieser Einstellung:

Das nächste Fenster fragt noch einmal, ob es Text oder Symbol sein soll, das richtige Ende gibt es nur einmal, deshalb sind für's Ende Symbole gut: Das darf man ruhig mißverstehen. Also hier:

Nun das Ganze noch ein wenig verzieren, irgendwann reicht es, unser Menüformular ist fertig.

Leider gibt es nun noch ein Problem. Wir können zwar alle drei Formulare öffnen, aber keines schließen. Das bleibt zu tun. Jedes Formular sollte einen eigenen Schließen-Button erhalten. Dabei geht es wieder um eine Formularoperation. Das Schließen ist im Angebot des Assistenten. Keine Probleme also.
Sind wir nicht gut?
Wer jetzt denkt, wir seien fertig, der irrt. Wie kommen wir nun an unser schönes Menü? Was muß noch getan werden?

Menüsteuerung erweitern

Wir haben gesehen, wie es geht. Damit sind wir aber nicht fertig. Jetzt geht es erst richtig los.

Schritt eins: Menüstruktur entwerfen
Was unser bisheriges Vorgehen nicht erkennen ließ: Die administrativen Aufgaben, wie sie bisher bearbeitet wurden, fallen nur gelegentlich an und bedürfen keiner speziellen Menüführung.
Etwas anderes ist die Nutzung. Die Datenbank soll bequem zugänglich sein und ihre Inhalte sicher verwalten. Bequeme Bedienung bedeutet effektive Menüführung. Das wiederum bedeutet, daß jeder Nutzer für seine tägliche Anforderung einen eigenen Button vorfindet, der die Arbeit der Datenbank in Gang setzt. Um die Bedienerführung einer Datenabnk zu entwerfen, muß man deshalb zunächst über Zahl und Aufgabe(n) der Nutzer nachdenken.
Dabei muß man beachten, daß schon einzelne Nutzer sehr unterschiedliche Aufgaben erledigen müssen: Jeder braucht etwa Zugang zur Pflege des Datenbestandes, für den er zuständig ist und er braucht Berichte. Letztere sollen angezeigt (direkte Information), gedruckt (Dokumentation, schriftliche Außenkontakte wie Auftragsschreiben, Rechnungen, Mahnungen etc.), exportiert (andere Anwendungen), visualisiert (Grafik) werden.
Wenn es, das ist der Normalfall, mehrere Nutzer gibt, kommen weitere Probleme hinzu. Soll jeder in der Firma Zugriff etwa auf die Lohnlisten haben? So wünschenswert es zunächst sein mag, die Mitbestimmung so weit zu treiben, es ginge nicht gut. Dazu später mehr.

Zweite Arbeit: Anfangen
Kein Problem, nur viel Arbeit, für jede potentielle Nutzung ein eigenes Menü vorzubereiten und schließlich die möglicherweise vielen Menüs über Menüs zugänglich zu machen. die erforderlichen Berichte zusätzlich im Menü anzubieten. Die Technik könnte die gleiche sein, wie oben.
Also Button einfügen, im folgenden Dialog den gewünschten Bericht anfordern, fertig.